FAQ
Raumbuchung über Kalender
In Microsoft Exchange stehen sog. Ressourcenpostfächer für die Buchung von Ressourcen wie Räume und Geräte zur Verfügung. Im Folgenden wird die Buchung eines Raums über Microsoft Outlook 2016 beschrieben.
Raumressource im Rahmen einer Besprechungsplanung Buchen
Wählen Sie in Microsoft Outlook 2016 im Kalendermodul über das Menüband
Start in der Gruppe
Neu, Neue Besprechung,
Neue Besprechung aus, um eine Besprechung zu planen.
Fügen Sie alle Teilnehmer für die Besprechung im Feld
An… hinzu. Einen Raum können Sie über
Räume… auswählen. Es stehen nur die Räume zur Verfügung, die aktiv über ein Raumpostfach beplant werden. Andere Räume werden ggf. manuell beplant, bitte wenden Sie sich dazu an die jeweilige*n Ansprechparter*innen. Der gewählte Raum ist nun ebenfalls im Feld
An… aufgeführt. Falls die Seitenleiste
Raumsuche nicht bereits geöffnet ist, klicken Sie bitte auf den Button
Raumsuche im Menüband
Optionen, um diese zu öffnen. Unter
Vorgeschlagene Zeiten können Sie erkennen, ob der von Ihnen ausgewählte Raum zu dieser Zeit verfügbar ist. Über die Schaltfläche
Senden können Sie eine Buchungsanfrage an die*den Raumverantwortliche*n und gleichzeitig eine Besprechungsanfrage an die Teilnehmer*innen senden.
Sie erhalten nach dem Absenden eine E-Mail, dass die Raumbuchung mit Vorbehalt angenommen wurde. Die/der Raumverantwortliche kann nun die Buchung genehmigen oder ablehnen, Sie werden in beiden Fällen darüber informiert.
Die Raumbuchungsanfrage wurde erstellt:
Ihre Raumbuchung wurde angenommen:
Sollte der geplante Termin abgesagt werden, können Sie die Raumbuchung aufheben, indem Sie den Termin in Ihrem Kalender löschen.
Einbinden des Raumkalenders in Outlook
Um einen kompletten Überblick über die Raumbelegung eines Raums zu erhalten, können Sie einen beplanbaren Raum in Ihrem Kalender einfügen. Im Kalendermodul von Outlook führen Sie einen Rechtsklick auf
Meine Kalender durch und wählen Sie
Kalender hinzufügen,
Aus Raumliste…
Es öffnet sich die Liste aller beplanbaren Räume, wählen Sie den gewünschten Raum aus und führen Sie einen Doppelklick auf den Raum durch. Wiederholen Sie dies für alle benötigten Räume und klicken Sie auf
OK.
Der Raum ist nun als weiterer Kalender im Kalendermodul von Outlook zu sehen. Beachten Sie bitte, dass hierüber keine Buchungen möglich sind, dies kann nur über die oben beschriebene Vorgehensweise erfolgen.