FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

FAQ

Raumbuchung über Kalender

In Microsoft Exchange stehen sog. Ressourcenpostfächer für die Buchung von Ressourcen wie Räume und Geräte zur Verfügung. Im Folgenden wird die Buchung eines Raums über Microsoft Outlook 2016 beschrieben.

 
Raumressource im Rahmen einer Besprechungsplanung Buchen

Wählen Sie in Microsoft Outlook 2016 im Kalendermodul über das Menüband Start in der Gruppe Neu, Neue Besprechung, Neue Besprechung aus, um eine Besprechung zu planen.
 
Outlook: Neue Besprechung 
 
Fügen Sie alle Teilnehmer für die Besprechung im Feld An… hinzu. Einen Raum können Sie über Räume… auswählen. Es stehen nur die Räume zur Verfügung, die aktiv über ein Raumpostfach beplant werden. Andere Räume werden ggf. manuell beplant, bitte wenden Sie sich dazu an die jeweilige*n Ansprechparter*innen. Der gewählte Raum ist nun ebenfalls im Feld An… aufgeführt. Falls die Seitenleiste Raumsuche nicht bereits geöffnet ist, klicken Sie bitte auf den Button Raumsuche im Menüband Optionen, um diese zu öffnen. Unter Vorgeschlagene Zeiten können Sie erkennen, ob der von Ihnen ausgewählte Raum zu dieser Zeit verfügbar ist. Über die Schaltfläche Senden können Sie eine Buchungsanfrage an die*den Raumverantwortliche*n und gleichzeitig eine Besprechungsanfrage an die Teilnehmer*innen senden.
 
Outlook: Besprechung mit Raumplanung
 
Sie erhalten nach dem Absenden eine E-Mail, dass die Raumbuchung mit Vorbehalt angenommen wurde. Die/der Raumverantwortliche kann nun die Buchung genehmigen oder ablehnen, Sie werden in beiden Fällen darüber informiert.

Die Raumbuchungsanfrage wurde erstellt:

Outlook: Buchungsanfrage gestellt
 
Ihre Raumbuchung wurde angenommen:

Outlook: Buchung genehmigt

Sollte der geplante Termin abgesagt werden, können Sie die Raumbuchung aufheben, indem Sie den Termin in Ihrem Kalender löschen.


Einbinden des Raumkalenders in Outlook

Um einen kompletten Überblick über die Raumbelegung eines Raums zu erhalten, können Sie einen beplanbaren Raum in Ihrem Kalender einfügen. Im Kalendermodul von Outlook führen Sie einen Rechtsklick auf Meine Kalender durch und wählen Sie Kalender hinzufügen, Aus Raumliste…

Outlook: Raumliste aufrufen

Es öffnet sich die Liste aller beplanbaren Räume, wählen Sie den gewünschten Raum aus und führen Sie einen Doppelklick auf den Raum durch. Wiederholen Sie dies für alle benötigten Räume und klicken Sie auf OK.

Outlook: Raumliste aufrufen
 
Der Raum ist nun als weiterer Kalender im Kalendermodul von Outlook zu sehen. Beachten Sie bitte, dass hierüber keine Buchungen möglich sind, dies kann nur über die oben beschriebene Vorgehensweise erfolgen.