FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

FAQ

E-Mail-Ordner Freigeben

Es besteht in Outlook die Möglichkeit, Ordner an andere Personen freizugeben und so Zugriff auf den Inhalt zu ermöglichen. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie Ihrer Urlaubsvertretung Zugriff auf bestimmte E-Mails ermöglichen wollen.
Um einen Ordner aus dem eigenen Postfach für andere Benutzer*innen freigeben zu können, ist es im ersten Schritt notwendig, diesen das Recht "Ordner sichtbar" im eigenen Postfach sowie ggf. in den übergeordneten Hauptordnern der in Ihrem Postfach vorhanden Ordnerstruktur einzuräumen, da keine Vererbung von Rechten stattfindet.
Im folgenden Beispiel soll der Ordner "Freigabeorder 1" freigegeben werden. Dazu muss für die Berechtigten das Recht "Ordner sichtbar" im Ordner "Freizugebende Ordner" sowie auf der obersten Ebene des Postfachs vergeben werden:


Outlook: Ordnerhierachie

Führen Sie dazu ein Rechtsklick auf das Postfach (oberste Hierarchieebene) durch und wählen Sie „Ordnerberechtigungen“:


Wechseln Sie in das Register „Berechtigungen“, Klicken Sie auf „Hinzufügen…“, es öffnet sich das Adressbuch, suchen Sie die Person(en), die die Berechtigung(en) erhalten soll(en) und wählen Sie „Hinzufügen“. Klicken Sie auf „OK“.

Im nächsten Schritt wählen Sie für die eben gewählten Person(en) nur das Recht „Ordner sichtbar“ aus und Klicken auf „OK“.



Führen sie dies -wie oben beschrieben- für alle weiteren Hauptordner der in Ihrem Postfach vorhanden Ordnerstruktur durch, soweit notwendig. Damit ist die generelle Sichtbarkeit des Postfachs für die zu berechtigende Person(en) eingerichtet. Nun kann der Zugriff auf Ordner eingerichtet werden. Wählen Sie den freizugebenden Ordner, führen Sie einen Rechtsklick durch und wählen Sie Eigenschaften:



Im folgenden Fenster wechseln Sie zur Registerkarte „Berechtigungen“ und Klicken dort auf „Hinzufügen“:



Suchen Sie erneut die Person(en) im Adressbuch, der/denen Sie die eine Ordnerfreigabe erteilen möchten und Klicken Sie auf „OK“


 
Sie können nun über das Dropdown-Menü „Berechtigungsstufe“ eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente und Sonstiges. Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Um jemandem z.B. Zugriff auf den Ordner zu gewähren, um E-Mails zu sehen, muss mindestens die Stufe „Prüfer“ gewählt werden. Passen Sie die Rechte nach ihren Bedürfnissen an.

Hinweis: Ändern Sie nicht die Rechte der voreingestellten Benutzer Anonym und Standard.



Die berechtigten Personen können nun auf den freigegebenen Ordner zugreifen.