FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

FAQ

Abwesenheitsnachricht einrichten

Falls Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind (z.B. im Urlaub, auf einer Tagung oder einer Fortbildung), können Sie eine Abwesenheitsnachricht erstellen, die automatisch an alle Absender geschickt wird.

Zur Einrichtung einer Signatur in Outlook öffnen Sie bitte im Menüband „Datei“ die Schaltfläche „Automatische Antworten“:



Es öffnet sich folgender Dialog:



Aktivieren Sie nun die Option „Automatische Antworten senden“ und fügen den auf Ihre Bedürfnisse angepassten Text in das Textfeld ein.
Für eine Abwesenheitsnachricht empfiehlt die Hochschulkommunikation, den folgenden Text zu verwenden:

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Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich bin in der Zeit vom xx. Monat. Jahr bis einschließlich xx. Monat. Jahr nicht in der Fachhochschule erreichbar. E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden  Sie sich bitte an meine/n Kolleg/in Vorname Name, Telefon +49.521.106-xxxx, vorname.nachname@fh-bielefeld.de

Mit freundlichen Grüßen           
(Titel) Vorname Nachname
Fachbereich xy / Einrichtung

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Hinweis: Eine evtl. voreingestellte E-Mail Signatur wird mit der Abwesenheitsnotiz NICHT automatisch versendet, deshalb bitte den Namen und die Institution nicht vergessen.


Sie können –bei Bedarf- zwei verschiedene Texte für Absender innerhalb der Hochschule und für externe Absender definieren. Möchten Sie dies nicht, tragen Sie den Text nur in den Reiter „Innerhalb meiner Organisation“ ein. Aktivieren Sie nun das Feld „Nur in diesem Zeitraum senden“ und stellen Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit ein. Klicken Sie dann auf „OK“:



Sie werden nun gefragt, ob Sie den eingegebenen Text auch für „Personen außerhalb Ihrer Organisation“ verwenden möchten. Klicken Sie bei Bedarf auf „OK“:



Die Abwesenheitsnachricht ist nun aktiviert. Zusätzlich können Sie bei Bedarf noch Regeln erstellen, um z.B. Nachrichten von bestimmten Absendern an andere Empfänger weiterzuleiten. Weitere Infos  dazu finden Sie in der Outlook-Hilfe.